Assistant Manager

VON Consulting is an HR Consultancy company, providing solutions and services in the following areas: recruitment and executive search, personnel leasing, payroll, administration and training.

Cunostinte si abilitati profesionale si tehnice:

Excelente abilitati de relationare administratorii societatii si colegii din toate departamentele;
Cunoştinţe foarte bune de operare PC (Excel, PowerPoint, Word, etc)
Cunoasterea limbii germane si/sau engleze la nivel avansat ;
Bune abilitati de comunicare si flexibilitate in relatiile cu colegii;
Abilitatea de a lua decizii si de a propune solutii pentru problemele aparute
Orientare catre atingerea obiectivelor
Persoana organizata, spirit de echipa, dinamica

Capacitatea de a gestiona eficient managementul riscului
Aptitudini de gestionare si prioritizare a problemelor cu o atitudine proactiva;
Capacitatea de analiza, planificare si control a activitatilor;
Capacitatea de a lucra sub presiunea timpului si de a raspunde solicitarilor in termenele stabile;
Abilitatea de a lua decizii si de a propune solutii pentru problemele aparute;
Abilitati de comunicare si prezentare (forma scrisa si verbala);
Capacitatea de a-si gestiona si coordona timpul si rezolvarea temelor in concordanta cu activitatea si programul administratorilor
Persoana foarte punctuala, politicoasa, atenta in permanenta la nevoile administratorilor, pentru a veni in intampinarea rezolvarii problemelor si situatiilor aparute.
Persoana foarte perseverenta, focusata pe finalizarea proiectelor incepute .

Atributii si responsabilitati generale:

Respecta si aplica sistemul intern de management al calitatii in cadrul activitatilor si proceselor in care este implicat, identifica si documenteaza neconformitatile aparute, efectueaza analize pentru determinarea cauzelor neconformitatilor, propune actiuni corective si preventive, urmareste realizarea actiunilor corective / preventive si stabileste eficacitatea lor, propune masuri si actiuni de imbunatatire in cadrul proceselor si activitatilor in care este implicat;
Respecta sistemele de control intern aferente activitatilor in care este implicat;
Respecta procedurile interne privind administrarea riscurilor semificative si asigura transmiterea raportarilor specifice;
Respecta cerintele si reglementarile privind securitatea si sanatatea in munca si cele pentru situatii de urgenta;
In situatii de urgenta aplica planurile pentru situatiile de urgenta existente la nivel de companie;
Respecta toate normele si reglementarile interne ale companiei precum si legislatia in vigoare si participa la actualizarea reglementarilor specifice postului;
Asigura si garanteaza confidentialitatea informatiilor privind activitatea si documentele companiei, clientii companiei, tranzactiile acestora, normele/reglementarile si procedurile interne, precum si a informatiilor privind resursele umane ale companiei;
Participa la intocmirea, actualizarea reglementarilor interne pentru procesele si activitatile in care este implicat si colaboreaza cu angajatii din cadrul celorlalte departamente in vederea elaborarii reglementarilor ce vizeaza procese interdepartamentale;
Are autoritatea de a-si organiza activitatea, in limitele stabilite de superiorul ierarhic, prezenta fisa a postului si reglementarile interne aplicabile;
Manifesta in mod constant o atitudine si un comportament profesional fata de clientii externi si interni ai companiei, raspunzand prompt si adecvat nevoilor si solicitarilor acestora;

Atributii si responsabilitati operationale specifice:
Asigura un flux informational eficient intre managerii companiei, departamentele din cadrul sediului central si punctele de lucru;
Organizeaza agenda zilnica de lucru a administratorilor;
Organizeaza întalniri de afaceri sau diverse evenimente;
Redacteaza/intocmeste rapoarte periodice, informari, comunicari generale pentru manageri si le transmite catre departamentele/persoanele destinatare;
Realizeaza analize de piata specifice domeniului de activitate al companiei;
Redacteaza prezentari pentru administratori sub indrumarea acestora;
Redacteaza scrisori si raspunsuri la scrisori, la indicatiile administratorilor;
Redacteaza si traduce diverse materiale, specifice activitatii companiei;
Propune masuri de îmbunataţire a activitaţii administrative şi implementeaza schimbările aprobate de administratori;
Mentine legatura cu anumiti furnizori interni (birotica, serviciul de curatenie, etc);
Coordoneaza activitatea departamentului secretariat; inlocuieste secretara societatii pe perioada cand aceasta se afla in concediu si in timpul pauzei de masa;
Gestioneaza activitatea de concierge (rezervari cazari pentru deplasarile in interes de serviciu ale colegilor, rezervari bilete avion, bilete evenimente, etc);
Indeplineste orice alte sarcini profesionale cerute la solicitarea sefului ierarhic;
Interactioneaza cu toate departamentele.
Gestioneaza si arhiveaza contractele societatii cu clientii si furnizorii
Isi coordoneaza activitatea si timpul in concordanta cu programul administratorilor, asigurand suport permanent pentru acestia.
Este responsabil pentru managementul calitatii confom standardului ISO 9001
Gestioneaza documentatie managementul calitatii -actualizare proceduri de lucru -organizare audituri externe si interne si pregatirea documentatiei pentru mentinerea certificarii ISO 9001 sau a recertificarii periodice
Gestioneaza evidenta reclamatiilor si realizeaza rapoarte periodice privind numarul si tipul reclamatilor
Nu face concurenta neloiala firmei
Participa la eventuale scolarizari si alte evenimente organizate de societate,
In cadrul unor limite rezonabile, pe baza capacitatilor personale si profesionale, angajatul poate sa indeplineasca si alte atributii legate de zona sa de activitate cerute de lege si/sau superiorul ierarhic sau functional
Garantează confidenţialitatea stricta asupra informaţiilor cu care intra in contact pe parcursul desfasurarii activitatii.
Isi insuseste si respecta prevederile Regulamentului Intern;