Office manager

Noi suntem Trenkwalder, unul dintre cei mai puternici jucători ai pieței de HR din Europa Centrală și de Est. Atât obiectivele noastre, cât și acțiunile, vorbesc despre oameni, povești de succes și o piață a forței de muncă mai bună.

Unde ne găsești:

Sediul nostru din București:
Calea Griviței nr. 82-98, Sector 1, București, Cod Poștal 010705

Recrutăm un coleg sau o colegă pe rolul de Office Manager pentru clientul nostru, o companie specializată în domeniul gazelor, tehnologiilor și serviciilor pentru industrie și sănătate.

Office Managerul va organiza și coordona procedurile și administrarea biroului, pentru a asigura eficacitatea, eficiența și siguranța organizației. Un manager de birou de succes este un profesionist energic, care se simte confortabil să poarte mai multe pălării, fiind capabil să gestioneze o gamă largă de sarcini administrative și să execute sarcini legate de asistența colegilor.

Detalii rol:

• Locație: Str. Dinu Vintilă, Sector 2, București;
• Program de lucru full-time L-V, 09:00-17:00, hibrid (3 zile se lucrează de la birou, 2 zile de acasă);
• Număr roluri disponibile: 1.

Profilul tău:

• Studii superioare;
• Limba Engleză nivel avansat;
• Experiență anterioară într-un rol ce presupune task-uri administrative (recepție sau secretariat);
• Abilități interpersonale, capacitatea de a lucra cu oamenii, de a dezvolta relații personale de încredere;
• Compatibilitate personală cu valorile și practicile companiei, arătând respect față de colegi și clienți;
• Bune abilități de organizare, capacitatea de a stabili priorități și de a respecta termenele limită;
• Rapiditate de reacție, proactivitate;
• Spirit asertiv, orientat către echipă, înțelegând așteptările și nevoile clienților interni, stakeholder management.

Atribuțiile tale:

• În absența reprezentantului echipei HSE, ești persoana de contact principală pentru subiecte legate de sănătate și siguranță;
• Te asiguri că echipamentele sunt menținute în stare de funcționare corespunzătoare (telefoane, mobilier, iluminat, săli de ședință echipamente AV, băi, bucătărie etc);
• Gestionezi și ții legătura cu: furnizorul flotei auto ARVAL, serviciul de asistență tehnică, IT, sau cu alți furnizori de servicii pentru funcționalitățile de la sediul central, furnizorii de servicii curățenie, dezinsecție, mărfuri, birotică, furnizorul de telefonie mobilă, alocarea numerelor de telefon și achizițiile de dispozitive la nevoie etc.;
• Te asiguri că regulile de bază sunt cunoscute și respectate de către colegi (utilizarea zonei sociale și a bucătăriei, zgomot, curățenia biroului dacă este cazul etc.);
• Gestionezi sarcinile de recepție (cu programare sau telefonică) oferind o imagine pozitivă a companiei și redirecționezi apelurile în mod eficient;
• Gestionezi toate serviciile de curierat, inclusiv facturile, contractele și actele adiționale către clienți și furnizori;
• Gestionezi consumabilele de birou și te asiguri că toate dulapurile din sediul central sunt bine organizate, urmând principiul de îmbunătățire continuă 5S;
• Administrezi și verifici cheltuielile de călătorie și de cazare, rezervări diverse și te asiguri că sunt respectate politicile interne în acest sens;
• Creezi cereri de achiziție în programul intern pentru departamentele administrative;
• Administrezi relația dintre proprietarul sediului central și companie pentru diferite servicii: întreținerea spațiului, ecusoane pentru noii angajați, acces la parcare pentru angajați sau vizitatori etc.;
• Înregistrezi documentele primite sau trimise în registrul oficial de evidență a documentelor;
• Te implici în planificarea de evenimente și ești punct de contact pentru toate evenimentele companiei, de exemplu: întâlniri regionale, evenimente pentru angajați și întâlniri de birou, teambuilding-uri etc.

Beneficiile tale:

• Hybrid work (2 zile de acasă, 3 de la birou);
• Buget lunar în platforma Benefit online;
• Tichete de masă în valoare de 40 de Ron pentru fiecare zi lucrată;
• 25 zile de concediu pe an;
• Abonament medical prin Medicover;
• Asigurare de viață prin Groupama;
• Bonus de Crăciun.

• Prime ocazii speciale (ex: Paste, Craciun, 8 mar etc)
• Abonament medical
• Asigurare de viata
• Training-uri
• Cursuri
• Discount produse companie /companii partenere
• Poate alege beneficiile dorite in limita unui buget
• Zile libere suplimentare
• Teambuilding-uri / excursii
• Petreceri/evenimente companie
• Laptop
• Telefon mobil
• Tichete de masa