Facility Coordinator

Scurta descriere a companiei

Cerinte

Minimum 3 ani de experienta intr-un rol similar, preferabil in Facility Management sau Property Management.
Experienta in gestionarea contractelor cu furnizorii, verificarea devizelor si monitorizarea costurilor si bugetelor.
Experienta in activitati administrative si operationale, inclusiv gestionarea documentelor, facturilor si raportarilor.
Cunostinte bune de limba engleza, scris si vorbit.
Cunostinte avansate de MS Office, in special Excel.
Experienta in utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor si a solicitarilor de interventie constituie un avantaj.
Abilitati foarte bune de organizare, planificare si prioritizare a activitatilor.
Abilitati bune de comunicare si relationare cu furnizorii, echipele tehnice si departamentele interne.
Atentie la detalii, rigurozitate, proactivitate si capacitatea de a gestiona simultan mai multe activitati.
Studii superioare finalizate.

Responsabilitati

Mentinerea si coordonarea relatiei cu echipele tehnice din teren, in vederea planificarii, monitorizarii si desfasurarii lucrarilor de mentenanta, reparatii si imbunatatiri, conform bugetelor aprobate, termenelor stabilite si standardelor de calitate.
Colaborarea cu responsabilii operationali din fiecare locatie pentru centralizarea si pregatirea necesarului bugetar aferent lucrarilor si interventiilor tehnice, precum si pentru monitorizarea incadrarii cheltuielilor in bugetele alocate.
Gestionarea procesului de inregistrare, verificare si aprobare a costurilor aferente serviciilor si lucrarilor efectuate, prin intermediul sistemelor informatice interne de gestionare a documentelor si fluxurilor de aprobare, cu respectarea procedurilor companiei.
Elaborarea, centralizarea si verificarea devizelor si ofertelor de pret pentru lucrarile de mentenanta, reparatii si imbunatatiri, in colaborare cu furnizorii si echipele tehnice, urmarind incadrarea in bugetele aprobate.
Intocmirea, verificarea si gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii si lucrari, asigurand respectarea conditiilor contractuale, a cerintelor operationale si a procedurilor interne ale companiei.
Administrarea si monitorizarea sistemelor de gestionare a solicitarilor si interventiilor tehnice, prin preluarea cererilor transmise de chiriasi, inregistrarea si deschiderea tichetelor de interventie, directionarea acestora catre echipele responsabile si urmarirea solutionarii lor.
Colectarea, centralizarea, verificarea si intocmirea rapoartelor operationale lunare privind activitatea de mentenanta, interventiile tehnice, costurile asociate si stadiul lucrarilor desfasurate in locatii.
Monitorizarea si actualizarea rapoartelor de urmarire a cladirilor, prin evidentierea lucrarilor realizate, a interventiilor in curs, a starii tehnice si a necesitatilor identificate in fiecare locatie.
Mentinerea legaturii cu departamentul financiar-contabil pentru verificarea costurilor, transmiterea documentelor justificative, clarificarea diferentelor financiare si urmarirea procesarii facturilor si platilor catre furnizori.
Asigurarea suportului administrativ si operational pentru activitatile departamentului de Facility Management, contribuind la buna desfasurare a proceselor interne, gestionarea eficienta a costurilor si coordonarea activitatilor din locatii.
Indeplinirea altor sarcini si responsabilitati cu caracter administrativ, operational sau de coordonare, in legatura cu specificul postului si activitatea departamentului de Facility Management, atribuite de superiorul direct, in limitele competentelor si responsabilitatilor functiei.