Cum iti organizezi cat mai eficient timpul la birou?



Daca si tu esti ca majoritatea oamenilor, probabil ca in timp ce citesti acest articol ai cel putin trei sau patru ale lucruri pe to do pe care ar trebui sa le faci – sa raspunzi la o urgenta pe e-mail, sa faci follow up cu un client si sa mai rezolvi si cateva lucruri personale.

Fiind constant inconjurati de tehnologie si de social media este mai greu in prezent sa ne organizam timpul petrecut la birou fara distrageri, fata de acum cativa ani.
 

1. Ignora-ti email-ul

Nu te panica, nu ne refeream pentru totdeauna! Sa iti verifici email-ul a devenit deja o actiune automata pe care majoritatea dintre noi o facem fara sa ne dam seama. Asadar, ca cu orice obicei, cel mai important este sa constientizam cat de des il facem si cat timp ne consuma.

Apoi, Maura Thomas, autoarea cartii Attention Management: How to create success and gain productivity recomanda sa regandesti intr-o maniera mai putin presanta pentru tine modul in care raspunzi la email-uri. Ce se poate intampla daca pentru 1-2 ore iti ignori Inbox-ul? Probabil te gandesti ca oamenii asteapta un raspuns imediat. Se pot astepta la acest lucru daca asa ii obisnuiesti.
 

2. Fa-ti planul de bataie

Unul dintre cele mai neproductive lucruri pe care le poti face este sa lucrezi fara a avea un plan pentru ziua ta la birou, incercand sa finalizezi cat mai multe lucruri si probabil omitand task-uri importante.

Asadar, sa iti conturezi un plan pentru ziua ta este foarte important. Forbes propune doua abordari:
  • Cu o seara inainte. Cu 15 minute inainte sa pleci de la birou noteaza care sunt cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le realizezi ziua urmatoare.
 
  • La prima ora a diminetii. Care este primul lucru pe care il faci cand ajungi la birou? Iti faci cafeaua? Ai putea sa schimbi aceasta rutina cu obiceiul de a iti crea lista to do imediat ce te asezi la birou.
     

3. Petrece-ti diminetile rezolvand cele mai importante/dificile task-uri

Publicatia Entrepreneur recomanda sa rezolvi cele mai importante sau dificile task-uri dimineata.

De ce? Pentru ca dimineata este acel moment al zilei in care avem cea mai multa energie, in care creierul nostru este odihnit. Plus ca, odata ce ai finalizat cu acestea te vei simti mult mai motivat si multumit pentru restul zilei.
 

4. Nu fa lucrurile pe jumatate

James Clear scria in cartea sa “Atomic Habits. O cale usoara si eficienta de a-ti forma obiceiuri bune si a scapa de cele proaste” despre cat de usor este sa fim distrasi de lumea din jur atunci cand incercam sa lucram.

Indiferent de motivul pentru care suntem distrasi si facem “half-work” cateva lucruri sunt clare, iar rezultatul va fi mereu acelasi – nivel scazut de engagement si productivitate 0.

Cel mai bun mod pentru a solutiona aceasta problema? Clear recomanda sa iti rezervi timp doar pentru un anumit task sau proiect, eliminand orice fel de lucruri care te pot distrage (fara telefon, emails etc)
 

5. Pauze dese

Trecand de la un task finalizat la altul, sau dintr-un meeting in altul nu iti va creste nivelul de productivitate, ci mai degraba va avea efectul opus. Mintea noastra are nevoie de timp pentru a se “reincarca”.

Asa ca, nu iti organiza programul in asa fel incat sa nu ai deloc pauze. Ofera-ti timp pentru a face o scurta plimbare, pentru a socializa cu colegii sau pentru a te pierde in proprile tale ganduri.
 

6. Prioritizeaza intelept

Bazandu-se pe matricea Urgent-Important a lui Eisenhower, Stephen Covey autor al cartii First Things First a creat o metoda eficienta de time management. Ideea sa prezinta o buna abordare pentru a prioritiza cele mai importante task-uri si arata astfel:

Sursa: Lucidchart

a) DO este pentru task-urile urgente si imporante, cu deadline scurt – trebuie finalizate cat de curand posibil

b) DELETE – task-urile care nu sunt urgente, dar sunt importante si implica mai mult timp necesar pentru a fi solutionate

c) DEFER – task-uri urgente, dar care nu sunt importante. Incearca sa le transmiti unui coleg care are mai mult timp la dispozitie sau sa le minimizezi

d) DELEGATE – task-uri urgente si neimportante care nu aduc un plus valoare muncii tale si ar trebui evitate pe cat de mult posibil.

Sa stii cum sa fii eficient cu timpul de la birou este despre cum iti prioritizezi task-urile si despre a gasi reteta care functioneaza pentru tine.

 

Citeste si:

 

Va recomandam si:

Cum sa NU iti alegi o cariera?

  Vrei cele mai bune articole Hipo.ro pe Email?
Dar Job-uri de la cei mai doriti angajatori?