Politica GDPR - British American Tobacco Romania

Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal in procesul de recrutare


Prezenta Informare Privind Prelucrarea Datelor Cu Caracter Personal stabileste modul cum British American Tobacco (Romania) Trading S.R.L., cu sediul in Bucharest Business Park, Șos. Bucuresti – Ploiesti nr. 1A, Cladirea A (etaj 3) si Cladirea B2 (etajele 2-4), Sector 1, București, CUI RO8808452, J40/7802/1996, email date_personale@bat.com, telefon 0372.118.100 („BAT Romania”), in calitate de operator de date, colecteaza si foloseste datele dvs. cu caracter personal in concordanta cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Va rugam sa cititi cu atentie informatiile de mai jos pentru a intelege cum sunt stocate si folosite datele dvs. cu caracter personal. Puteti sa alegeti ce sectiune doriti sa cititi dand click pe sageata de extindere text din dreptul titlului.
 

1.In ce scop imi prelucreaza BAT Romania datele personale?

Prezenta Informare se refera la calitatea dumneavoastra de candidati in procesul de recrutare desfasurat de BAT Romania. Folosim datele dvs. personale in procesul de recrutare in urmatoarele situatii:

ne-ati comunicat interesul dvs. de a candida pentru un post pe care il avem disponibil, datele dvs. personale fiind astfel obtinute direct de la dumneavoastra; sau
ati optat sa afisati public datele din curriculum vitae, care pot fi vizualizate de orice utilizator cu cont de angajator pe platforma e-jobs, datele dvs. personale fiind astfel obtinute de pe platforma de recrutare.

 

2.Ce date folosim?

Folosim informatiile pe care ni le furnizati direct atunci cand ne comunicati un curriculum vitae, scrisori de intentie, scrisori de recomandare, etc. si alte informatii despre dvs. pe care ni le puneti la dispozitie cu ocazia interviurilor la care participati sau informatii publice pe care le accesam in urma cautarii in baza de date e-jobs. Folosim datele dvs. de identificare (numele si prenumele, data nasterii, imaginea (fotografia) daca este disponibila in documentele transmise de dvs.), datele de contact (cum ar fi adresa dvs., numarul de telefon, adresa dvs. de email), date despre starea civila, date biografice (cum ar fi date despre educatia dvs., istoricul profesional, cursuri si certificari pe care le-ati obtinut) si orice alte informatii personale pe care ni le puneti la dispozitie, precum date privind calitatea de membru in diferite organizatii profesionale; competente lingvistice – limba materna si alte limbi; referitoare la hobby-uri si stil de viata, licentele, permisele si autorizatiile sau certificarile detinute. In procesul de recrutare putem folosi de asemenea rezultatele testelor cognitive si verbale la care participati.

In anumite cazuri, folosim informatii pe care ni le furnizeaza persoanele pe care le-ati indicat si care pot da referinte despre dvs.

Nu sunteti obligat/a sa furnizati toate aceste informatii, insa in functie de specificul si descrierea fiecarei pozitii disponibile in parte, refuzul de a ne furniza anumite informatii personale (de ex. cele legate de educatie si experienta profesionala) ne va impiedica sa va luam in considerare in procesul de recrutare.
 

3.Care este temeiul juridic in baza caruia BAT Romania imi prelucreaza datele personale?

Folosim datele dvs. personale mentionate mai sus pe baza interesului legitim al BAT Romania de selecta candidatii potriviti pentru semnarea unui contract individual de munca care are ca obiect pozitia disponibila pentru care v-ati manifestat interesul ori pentru care profilul dvs. si experinta profesionala sunt potrivite.

Vom folosi doar acele informatii pe care ni le furnizati dvs. sau persoanele pe care ni le indicati. Consideram ca natura datelor personale pe care folosim si scopul pentru care le folosim nu va prejudiciaza drepturile si interesele. Cu toate acestea, daca considerati ca drepturile si interesele va sunt afectate, aveti posibilitatea de a obiecta sa folosim datele dvs. cu caracter personal (regasiti detalii despre aceasta mai jos in Sectiunea 5 „Care sunt drepturile dvs. in relatia cu BAT Romania”).

De asemenea, curriculum vitae si alte documente trimise de dvs. pot fi pastrate in scopul contactarii pentru oportunitati viitoare de angajare, in cazul in care educatia si experienta dvs. profesionala se potrivesc altor pozitii pe care le avem disponibile sau pe care anticipam in mod rezonabil ca le vom avea disponibile in urmatorul an, numai in baza consimtamantului exprimat de dvs. in prealabil in acest scop.
 

4.Cat timp si unde stocam datele dvs.?

Stocam datele dvs. doar pe teritoriul Uniunii Europene pana la finalizarea procesului de recrutare, in cazul in care nu v-am facut o oferta de munca sau in cazul in care ati refuzat-o. In cazul in care BAT Romania va stabili ca are un interes legitim sau o obligatie legala de a prelucra in continuare datele dumneavoastra cu caracter personal in alte scopuri, veti fi informati in mod corespunzator in acest sens. In anumite situatii in care educatia si experienta dvs. profesionala se potrivesc altor pozitii pe care le avem disponibile sau pe care anticipam in mod rezonabil ca le vom avea disponibile, vom pastra curriculum vitae si alte documente trimise de dvs., pe baza acordului dvs. pentru o perioada de doi ani, si va vom contacta in acest sens.

Dupa implinirea acestui termen, avand in vedere ca datele vor fi sterse, in masura in care doriti sa participati in continuare la procesele noastre de recrutare, va rugam sa ne transmiteti din nou aplicatia/ curriculum vitae.

Daca ati fost selectat pentru pozitia disponibila si ati acceptat oferta de munca, pastram toate datele personale colectate in procesul de recrutare in dosarul dvs. de personal.

Odata ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar BAT Romania nu mai are motive legale sau legitime de a va prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi sterse.
 

5.Cine are acces la datele dvs. personale?

Pentru scopurile descrise mai sus in Sectiunea 1, datele dvs. vor fi folosite de catre angajatii BAT Romania care se ocupa de recrutarea pentru pozitia disponibila si de afiliatul nostru British American Shared Services SRL (furnizorul nostru de servicii de recrutare personal) care isi desfasoara activitatea comerciala in Romania.

Alte terte parti la care apeleaza BAT Romania nu au rolul de a prelucra datele, insa pot avea acces la acestea in indeplinirea sarcinilor sau in interactiunile lor cu societatea, cum ar fi societati care asigura intretinere tehnica, auditori financiari sau juridici. De asemenea, datele dvs. cu caracter personal pot fi puse la dispozitie sau transmise catre terti si pentru respectarea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si activelor BAT Romania sau ale altor entități sau persoane, precum instante de judecată, daca este cazul.

BAT Romania va asigura ca ia toate masurile interne si referitoare la furnizorii sai pentru asigurarea confidentialitatii datelor dvs. cu caracter personal.
 

6.Care sunt drepturile dvs. in relatia cu BAT Romania?

Va informam ca aveti urmatoarele drepturi cu privire la care va rugam sa va adresati in scris pe adresa de email date_personale@bat.com sau la telefon 0372.118.100.

Dreptul de acces la datele dvs. cu caracter personal

Ne puteti contacta in orice moment pentru informatii despre datele dvs. cu caracter personal pe care le stocam si prelucram. In acest caz, va vom confirma dacă prelucram sau nu aceste date și, în caz afirmativ, va putem da acces la datele dvs. (inclusiv o copie a acestora) și la oricare dintre informațiile cuprinse in prezenta informare.

Dreptul la rectificarea datelor dvs. cu caracter personal

Daca constatati ca datele pe care le detinem despre dvs. sunt inexacte sau incomplete, va rugam sa ne contactati si le vom rectifica sau completa in cel mai scurt timp.

Dreptul la ștergerea datelor dvs. cu caracter personal
 

Aveti dreptul de a vi se sterge datele cu caracter personal in urmatoarele situatii:

  1. de catre BAT Romania, daca datele nu mai sunt necesare pentru scopul mentionat mai sus in Sectiunea 1 si nu exista un motiv legal pentru care datele dvs. personale sa fie pastrate in continuare, daca datele dvs. cu caracter personal au fost prelucrate in mod ilegal sau daca avem o obligație legala de stergere în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului roman;
  2. la cererea dvs. daca doriti sa nu mai stocam si sa prelucram date dvs. personale sau daca ne-ati anuntat ca va opuneti prelucrării datelor dvs. cu caracter personal

Dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal

Puteti sa ne adresati o cerere de a ne opri sa prelucram datele dvs. cu caracter personal, atunci cand:

(a) considerati ca datele pe care le detinem despre dvs. nu sunt exacte; in acest caz, vom bloca prelucrarea datelor dvs. pana cand ne vom lamuri, impreuna cu dvs., cu privire la exactitatea acestora;

(b) prelucrarea este ilegală si nu doriti sa va stergem datele, în schimb doriti sa ne oprim sa le utilizăm;

(c) aveti nevoie de acestea pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță si ni le solicitati, desi BAT Romania nu mai are nevoie de ele; sau

  1. v-ati opus sa prelucrăm datele dvs. cu caracter personal in perioada în care se fac verificări daca prelucrarea este sau nu legitima.

Dreptul de a va opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal

În orice moment, puteti sa ne comunicati ca va opuneti sa va prelucram datele cu caracter personal, din motive legate de situatia particulara in care va aflati. Vom respecta acest drept si vom sterge datele dvs. daca ne veti solicita acest lucru.

Dreptul de a va retrage consimtamantul cu privire la prelucrare

Aveti dreptul de a va retrage oricand consimtamantul cu privire la prelucrarea intemeiata pe acesta, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pana in momentul respectiv.

Mentionam totodata ca prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal cuprinse in curriculum vitae si alte documente trimise de dvs nu se realizeaza prin mijloace automate si de asemenea nu fac obiectul unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata.

Dreptul de a depune o plângere în fața Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Daca sunteti nemultumit de solutionarea oricareia dintre cererile dvs. de catre BAT Romania sau daca doriti sa va adresati autoritatii publice competente in rezolvarea oricarei plangeri referitoare la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de catre BAT Romania, o puteti face la:
 

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Sediu: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania

anspdcp@dataprotection.ro

Telefon: +40.318.059.211 /+40.318.059.212 Fax: +40.318.059.602

https://www.dataprotection.ro/?page=contact&lang=ro

Procedura de solutionarea a plangerilor cetatenilor si modelele de plangeri gasiti pe website-ul Autoritatii la adresa: https://www.dataprotection.ro/?page=procedura_plangerilor
 

Pentru a va raspunde la intrebari cu privire la prezenta Informare ne puteti contact la date_personale@bat.com sau la numarul de telefon 0372.118.100.

 





Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

 

 

Prez enta Informare Privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal stabilește modul cum British American Tobacco (Romania) Trading S.R.L., cu sediul în București, sector 1, Șos. București – Ploiești (DN1) nr. 1A, „Bucharest Business Park”, Clădirea A (etajul 3) și Clădirea B2 (etajele 2-4), CUI RO8808452, J40/7802/1996, email date_personale@bat.com, telefon 0372.118.100 („BAT România”), colectează și folosește datele dvs. cu caracter personal în concordanță cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

 

Dacă sunteți una dintre persoanele identificate mai jos, BAT România acționează ca operator cu privire la datele dvs. cu caracter personal.

 

  1. Cui se adresează Informarea

 

Am pregătit această Informare pentru toate persoanele care au contact – într-un fel sau altul – cu BAT România și ale căror date personale ajung să fie prelucrate de către noi. Prezenta Informare vi se aplică dacă:

 

    1. interacționați cu noi în contextul relațiilor de afaceri;
    2. unul dintre colegii dvs. v-a indicat drept persoană de contact cu ocazia completării unor formulare privind conformarea cu politicile grupului BAT, cum ar fi politicile de cunoaștere a clienților, politicile anti-corupție și privind prevenirea spălării banilor și finanțării actelor de terorism sau politicile privind controlul lanțului logistic;
    3. sunteți interesat de un post vacant sau un stagiu de practică în cadrul BAT România;
    4. unul dintre angajații noștri v-a indicat drept persoana de contact în vreuna dintre următoarele situații: în caz de urgență; în scopul administrării unor beneficii salariale; în scopul declarațiilor anuale pentru conformarea cu politicile grupului BAT (de ex. Standardele de conduită în afaceri);
    5. vizitați sediul nostru social sau una dintre locațiile unde BAT România desfașoară activitate;
    6. faceți parte din personalul unei autorități publice;
    7. sunteți un vizitator al site-urilor noastre sau ați interacționat cu vreunul dintre conturile noastre pe rețelele de socializare;
    8. aflați în oricare altă situație în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal.

 

Această Informare nu se aplică angajaților, foștilor angajați și contractorilor BAT România (persoane fizice cu care avem o relație directă de afaceri) sau consumatorilor de produse din tutun, care interacționează cu BAT România, precum și tuturor categoriilor de persoane care în interacțiunea cu BAT România primesc o informare specială privind prelucrarea datelor cu caracter personal pentru situația specifică în care se regăsesc. Pentru mai multe detalii cu privire la Informarea care vi se

 

 
 
 

 

 

aplică, ne puteți contacta la adresa de email date_personale@bat.com sau la numărul de telefon 0372.118.100 și vă vom indica care este Informarea potrivită pentru relația noastră.

 

  1. Categorii de date cu caracter personal pe care le deținem despre dvs. și sursa lor. Scopul prelucrării și temeiul

 

    1. Dacă sunteți angajatul unui partener contractual sau al unei companii care dorește să inițieze o relație de afaceri cu BAT România

 

Folosim informații pe care ni le furnizați dvs. sau colegii dvs. în derularea relațiilor de afaceri obișnuite sau pentru stabilirea unei relații de afaceri, cum ar fi: numele și prenumele dvs., numărul de telefon de companie, adresa de email de companie și functia dvs. în organizația pentru care lucrați. Stocăm și folosim corespondența de business pe care o avem cu dvs. și în anumite situații, cum ar fi preluarea comenzilor prin call center-ul nostru, înregistrările convorbirilor care conțin vocea dvs.

 

Dacă sunteți angajat al unui partener care ne furnizează servicii de promovare a produselor din portofoliul nostru, prelucram informatii legate de numarul de ore petrecute in activitatile de promovare si informații legate de atingerea criteriilor de performanță stabilite de BAT România și angajatorul dvs.

 

În cazul în care serviciile pe care angajatorul dvs. le prestează pentru BAT România presupun accesul dvs. la sistemele noastre IT, vom prelucra datele dvs. de identificare și de contact, informații despre funcția dvs și angajatorul dvs., locul desfășurării serviciilor, identificatorul unic în cadrul sistemelor noastre, data începerii și data de sfârșit a accesului dvs. în sistemele noastre.

 

Scopul prelucrării datelor de mai sus este inițierea sau menținerea unei relații de afaceri cu companiile angajatoare pe care le reprezintați. Ne întemeiem prelucrările pe interesele noastre legitime de a putea executa contractele pe care le-am încheiat cu aceste companii și de a ne asigura că și acestea execută, la rândul lor, contractele cu BAT România. Înregistrarea convorbirilor telefonice cu ocazia preluării comenzilor prin call center se realizează în scopul documentării comenzilor plasate și pe baza interesului de afaceri al BAT si al companiei pe care o reprezentati de eficientizare a rezolvării oricăror probleme legate de comanda plasată.

 

Ca parte a stabilirii și menținerii relațiilor de afaceri, este necesar să realizăm anumite verificări legate de politicile de:

 

  • cunoaștere a clienților și politicilor anti-corupție;
  • politicile de prevenire a spălării banilor și finanțării actelor de terorism;
  • politicile privind controlul lanțului logistic; sau
  • politicile privind cadourile oferite,

 

care vor cuprinde date furnizate direct de dvs. sau de un coleg al dvs. desemnat de organizația pentru care lucrați să completeze formularul pus la dispoziție de BAT România, precum și date publice referitoare la eventuale condamnări penale sau asocieri cu persoane condamnate penal. În acest sens, pentru verificările menționate va fi necesar să colectăm și data nașterii dvs. Scopul nostru este de a ne asigura că politicile grupului BAT sunt respectate de partenerii noștri contractuali și că ne îndeplinim toate obligațiile legale derivate din legislația națională și internațională aplicabilă BAT România și grupului BAT. Ne întemeiem prelucrarea pe interesul nostru legitim de a ne conforma cu aceste politici și cu legile pe baza cărora au fost acestea întocmite.

 

Nu sunteti obligat/ă să ne furnizați aceste informații, însă în situația în care ați refuza, este foarte probabil să nu putem onora toate cerințele contractuale și, în situații extreme, să nu putem continua relațiile comerciale cu angajatorul dvs.

 

 

    1. Dacă ați candidat pentru un post vacant sau pentru un stagiu de practică oferit de BAT România

 

Dacă sunteți candidat în procesul de recrutare desfășurat de BAT Romania, folosim datele dvs. personale în procesul de recrutare în următoarele situații:

 

  1. când ne-ati comunicat interesul dvs. de a candida pentru un post pe care îl avem disponibil sau pentru un post viitor, datele dvs. personale fiind astfel obținute direct de la dumneavoastră;
  2. cand am primit curriculum vitae de la un furnizor de servicii de recrutare de personal sau de la o persoană care v-a recomandat pentru un post în cadrul BAT Romania; sau
  3. când folosim datele dvs. cu caracter personal pe care le-ați făcut publice prin afișarea unui curriculum vitae sau a unor informații despre educația și/sau profilul dvs. profesional, pe o platformă de recrutare sau de social media.

 

Folosim informațiile pe care ni le furnizați direct atunci cand ne comunicați un curriculum vitae, scrisori de intenție, scrisori de recomandare, etc. și alte informații despre dvs. pe care ni le puneți la dispoziție direct sau indirect, informații despre dvs. pe care ni le furnizați cu ocazia interviurilor la care participați, precum și informațiile publice pe care le publicați și pe care le accesam în mediul online și digital.

 

Folosim datele dvs. de identificare (numele și prenumele, data nașterii, imaginea (fotografia) dacă este disponibilă în documentele transmise de dvs.), datele de contact (cum ar fi adresa dvs., numărul de telefon, adresa dvs. de email), date despre starea civilă, date biografice (cum ar fi date despre educația dvs., istoricul profesional, cursuri și certificări pe care le-ati obținut) și orice alte informații personale pe care ni le puneți la dispoziție, precum date privind calitatea de membru în diferite organizații profesionale; competențe lingvistice – limba maternă și alte limbi; referitoare la hobby- uri și stil de viață, licențele, permisele și autorizațiile sau certificările deținute. În procesul de recrutare putem folosi de asemenea rezultatele testelor la care participați.

 

În anumite cazuri, folosim informații pe care ni le furnizează persoanele pe care le-ați indicat și care pot da referințe despre dvs. Prelucrăm și datele de identificare și de contact ale persoanelor care oferă referințe, precum și opiniile furnizate de aceștia despre dvs.

 

Folosim toate datele cu caracter personal de mai sus în scopul realizării procesului de recrutare și ne întemeiem prelucrarea pe interesul nostru legitim de a verifica compatibilitatea dvs. cu cerințele postului vacant și pe interesul dvs. legitim de a accede la postul vacant. Putem de asemenea să prelucrăm documentele și informațiile din procesul de recrutare după închiderea procesului de recrutare, pe baza consimțământului dvs. de a le păstra în scopul folosirii pentru includerea dvs. în procesele de recrutare viitoare.

 

Este posibil să luăm decizii automatizate atunci când selectăm persoanele pe care le includem pe lista scurtă pentru interviuri prin metoda trierii prealabile a CV-urilor. Dacă doriţi să aflaţi mai multe detalii în această privinţă (de exemplu, informaţii privind logica ce stă la baza deciziilor şi despre consecinţele preconizate pentru dvs.), vă rugăm să ne contactaţi.

 
    1. Dacă sunteți o persoană aflată în întreținerea unui angajat al BAT România sau persoană de contact în caz de urgență pentru acesta

 

La momentul semnării contractului individual de muncă sau pe parcursul relației de muncă, angajații noștri ne furnizează informații despre persoanele aflate în întreținerea lor, cerute de lege pentru aplicarea unor deduceri la plata impozitului pe veniturile din salarii. În acest caz, conform legii, stocăm informații cu privire la numele, prenumele, domiciliul, codul dvs. numeric personal, situația veniturilor realizate, precum și informații conținute de actele de stare civilă sau adevarințele de venit prezentate cu titlu de dovadă de către angajat. Prelucrăm aceste informații în baza obligației legale.

 

De asemenea, dacă angajatul nostru v-a indicat drept persoană care poate fi contactată în cazul unei urgențe, deținem informații cu privire la numele, prenumele, numărul de telefon și posibil, legătura dvs. cu angajatul (rudă, prieten, etc.), în interesul legitim legitim de a anunța familia sau persoanele apropiate indicate cu privire la o situație care necesită o astfel de comunicare.

 

 

    1. Dacă ați fost indicat de un angajat sau un contractor cu ocazia completării unor formulare privind conformarea cu politicile grupului BAT

 

Este posibil ca numele și detalii personale, cum ar fi relația cu angajatul sau contractorul care a completat declarația (de rudenie, de prietenie) sau circumstanțele unei anumite situații ce poate reprezenta un conflict de interese profesionale, să se regasească printre informațiile furnizate de angajații și contractorii noștri. Scopul prelucrării în acest caz este evaluarea în conformitate cu Standardele de conduită în afaceri ale grupului BAT dacă angajatul nostru sau contractorul se regăsește într-o situație de conflict de interese, iar temeiul prelucrării datelor este reprezentat de interesul legitim al BAT România de a stabili dacă există astfel de situații de conflicte de interese și, în caz afirmativ, de a stabili condițiile de desfășurare a muncii sau serviciilor în condițiile date.

 

 

    1. Dacă sunteți un vizitator al sediului, al punctelor de lucru sau al altor incinte ale noastre

 

Atunci, e posibil folosim datele dvs. cu caracter personal pentru a asigura securitatea persoanelor și a obiectelor.

 

În incintele noastre avem instalate camere de supraveghere video (CCTV), pentru a asigura securitatea angajaților noștri, a altor persoane din acele încăperi și a bunurilor noastre. Așadar, vom prelucra imagini (înregistrări video) cu dvs. În toate cazurile, am indicat locurile unde se află aceste camere prin pictograme, conform legii și avem afișate informări privind acest tip de prelucrări.

 

Prelucrarea datelor dvs. în acest scop este întemeiată pe interesul nostru legitim de asigurare a securității persoanelor și a obiectelor din incintele noastre.

 

La recepție sau la punctul de acces în incinte sau puncte de lucru, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal incluse într-un act de identitate valabil, cu excepția codului numeric personal. Este posibil să vă întrebăm și despre scopul vizitei dvs. și numele persoanei cu care vă veți întâlni, tot în vederea asigurării securității persoanelor și a obiectelor din incintele noastre, în temeiul interesului nostru legitim.

 
    1. Dacă faceți parte din personalul unei autorități publice

 

În acest caz e posibil să folosim datele dvs. cu caracter personal pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale, cum ar fi un răspuns la solicitările unor autorități și ținerea de registre prevăzute de lege. Spre exemplu, va trebui să păstrăm numele, prenumele, autoritatea din care faceți parte și semnătura dvs. în registrele de control pe care legea ne obligă să le ținem. De asemenea, dacă ne transmiteți o solicitare de informații din partea autorității din care faceți parte, vom prelucra datele (nume, prenume, funcție/post, angajator, adresa e-mail, numar telefon) pentru a răspunde cererii.

 

    1. Dacă sunteți un vizitator al paginilor noastre sau ați interacționat cu vreunul dintre conturile noastre pe rețelele de socializare

 

E posibil să folosim datele dvs. cu caracter personal pentru cunoașterea opiniilor pe care ni le comunicați prin intermediul acestor platforme, de ex. când publicați un comentariu sub una dintre postările noastre pe rețelele de socializare, când apăsați butonul Like sau apreciați o postare, când redistribuți postarea noastră, ne transmiteți un mesaj pe unul dintre conturile noastre sau participați la sondajele publicate pe aceste pagini. Vom prelucra datele dvs. cu caracter personal pe care ni le- ați transmis (nume de utilizator, fotografie de profil, acțiunea pe care ai întreprins-o – like / altă reacție sau conținutul comentariului tău) pe baza consimțământului dvs. exprimat în mod explicit prin acțiunea pe care ați realizat-o.

 

    1. Dacă sunteți în oricare dintre situațiile de mai sus sau în alte situații

 

Putem, de asemenea, prelucrăm datele dvs. pentru următoarele scopuri:

 

  1. Comunicarea cu dvs. pentru rezolvarea solicitărilor pe care ni le trimiteți

 

Mai precis, vom utiliza datele dvs. pentru a răspunde eventualelor dvs. solicitări, cerințe, reclamații, sau oricăror altor întrebări pe care ni le veți adresa. În acest caz, temeiul prelucrărilor va fi consimțământul dvs. (atunci când ne transmiteți o solicitare, sunteți de acord să prelucrăm numele, prenumele, datele dvs. de contact și alte informații din solicitare care pot constitui date cu caracter personal pentru a vă putea transmite răspunsul nostru).

 

  1. Răspuns la solicitările autorităților / instituțiilor sau prelucrarea datelor în alte cazuri în care legea ne obligă

 

Este posibil ca uneori să dăm curs unei obligații legale de a comunica datele dvs. către anumite autorități, de a stoca datele dvs. pe o anumită perioadă sau de a prelucra într-un alt mod datele dvs. În acest caz, temeiul prelucrării va fi îndeplinirea unei obligații legale.

 

  1. Realizarea unor tranzacții, restructurări sau a altor operațiuni

 

În contextul unor tranzacții, este posibil să divulgăm datele dvs. către potențiali achizitori sau consultanți ai acestora ori autorități, deși vom încerca să reducem pe cât posibil aceasta. În acest caz, prelucrarea va avea loc în temeiul intereselor noastre legitime de a realiza operațiunile comerciale în cauză sau al îndeplinirii unor obligații legale.

 
  1. Apărarea drepturilor și a intereselor noastre sau ale altor persoane

 

Este posibil să prelucrăm datele dvs. pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale altor persoane înaintea instanțelor de judecată, a executorilor judecătorești, a notarilor publici, a altor autorități publice, a tribunalelor arbitrale, a mediatorilor sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în cadrul acelor dispute. În această situație, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal, după caz, în temeiul îndeplinirii unor obligații legale care ne revin sau al intereselor noastre legitime.

 

  1. Solicitarea auditorilor noștri financiari

 

Este posibil să furnizăm datele dvs. de contact auditorilor noștri financiari pentru ca acesția să obțină anumite informații sau confirmări de la dvs. sau furnizăm anumite documente sau informații care includ si date cu caracter personal care vă aparțin, la solicitarea acestora de realizare a misiunii de audit. În această situație, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal, în temeiul interesului nostru legitim de a pune la dispoziția auditorilor financiari informațiile solicitate pentru realizarea auditului statutar și/sau financiar, conform legii.

 

    1. Dacă ne transmiteți datele unor terți

 

Dacă ne transmiteți date cu caracter personal privitoare la alte persoane (de exemplu, reprezentanții dvs, rude, prieteni, etc.), vă rugăm să vă asigurați că i-ați informat despre scopul, motivul (temeiul: executarea unui contract, consimțământul lor etc.) și alte informații cu privire la modul în care le prelucrați datele și i-ați îndrumat spre această informare cu privire la modul în care BAT România prelucrează date cu caracter personal.

 

De asemenea, ne vom îndeplini obligația de a informa respectivele persoane despre modul în care le prelucrăm datele, atunci când este cazul.

 

  1. Drepturile dvs. cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

 

Vă informăm că aveți următoarele drepturi cu privire la care vă rugăm să vă adresați în scris pe adresa de email date_personale@bat.com sau la telefon 0372.118.100.

 

Dreptul de acces la datele dvs. cu caracter personal

 

Ne puteți contacta în orice moment pentru informații despre datele dvs. cu caracter personal pe care le stocam și prelucrăm. În acest caz, vă vom confirma dacă prelucram sau nu aceste date și, în caz afirmativ, vă putem da acces la datele dvs. (inclusiv o copie a acestora) și la oricare dintre informațiile cuprinse în prezentul acord.

 

Dreptul la rectificarea datelor dvs. cu caracter personal

 

Dacă constatați că datele pe care le deținem despre dvs. sunt inexacte sau incomplete, vă rugăm să ne contactați și le vom rectifica sau completa în cel mai scurt timp.

 

Dreptul la ștergerea datelor dvs. cu caracter personal

 

Aveți dreptul de a vi se șterge datele cu caracter personal în următoarele situații:

 
  1. de către BAT Romania, dacă datele nu mai sunt necesare pentru scopul menționat mai sus în Secțiunea 2 și nu există un motiv legal pentru care datele dvs. personale să fie păstrate în continuare, dacă datele dvs. cu caracter personal au fost prelucrate în mod ilegal sau daca avem o obligație legală de ștergere în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului român;
  2. la cererea dvs. dacă doriți să nu mai stocam și să prelucrăm datele dvs. personale sau dacă ne-ați anunțat că vă opuneți prelucrării datelor dvs. cu caracter personal.

 

Dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal

 

Puteți să ne adresați o cerere de a ne opri să prelucram datele dvs. cu caracter personal, atunci când:

 

  1. considerați că datele pe care le deținem despre dvs. nu sunt exacte; în acest caz, vom bloca prelucrarea datelor dvs. pâna cand ne vom lămuri, împreună cu dvs., cu privire la exactitatea acestora;
  2. prelucrarea este ilegală și nu doriți să vă ștergem datele, în schimb doriți să ne oprim să le utilizăm;
  3. aveți nevoie de acestea pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță și ni le solicitați, deși BAT Romania nu mai are nevoie de ele; sau
  4. v-ați opus să prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în perioada în care se fac verificări dacă prelucrarea este sau nu legitimă.

 

Dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal

 

În orice moment, puteți să ne comunicați că vă opuneti să vă prelucrăm datele cu caracter personal. BAT Romania va respecta acest drept și va șterge datele dvs. dacă ne veți solicita acest lucru.

 

Dreptul de a nu fi suspus unui proces decizional automatizat

 

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dvs (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dvs. sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.

 

Dreptul de a vă fi portate datele

 

Aveți dreptul de a primi la cerere, datele cu caracter personal pe care le deținem pe baza consimțământului sau a unui contract, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și aveți dreptul de a cere să transmitem aceste date altui operator.

 

Dreptul la retragerea consimţământului

 

În situaţiile în care prelucrăm datele dvs. în temeiul consimţământului, aveți dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-ați acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dvs. pe care am realizat-o înainte de retragere.

 

Dreptul de a depune o plângere în fața Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

 

Dacă sunteți nemulțumit de soluționarea oricăreia dintre cererile dvs. de către BAT România sau dacă doriți să vă adresați autorității publice competente în rezolvarea oricărei plângeri referitoare la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de către BAT Romania, o puteți face la:

 

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

 

Sediu: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, sector 1, cod postal 010336, București, România anspdcp@dataprotection.ro

Telefon: +40.318.059.211 /+40.318.059.212

Fax: +40.318.059.602

https://www.dataprotection.ro/?page=contact&lang=ro

 

Procedura de soluționare a plângerilor cetățenilor și modelele de plângeri gasiți pe website-ul Autoritatii la adresa: https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala

 

  1. Cui vom divulga datele dvs.

 

Ca regulă, nu vom divulga datele dvs. către alte persoane fizice sau juridice. Cu toate acestea, în anumite cazuri este posibil să fie nevoie să divulgăm date care se referă la dvs.

 

Putem divulga datele dvs. către alte companii sau persoane fizice, cum ar fi:

 

    • alte companii din Grupul BAT;
    • autorități publice, când acestea ne-au solicitat sau când este este necesar pentru apărarea drepturilor noastre sau ale angajaților noștri;
    • terți care acționează ca persoane împuternicite pentru noi cu privire la realizarea scopurilor descrise mai sus în Secțiunea 2;
    • consultanți, avocați, auditori sau alți operatori independenți, cum ar fi companiile de curierat.

 

În aceste cazuri, vom divulga datele pentru motive legitime legate de activitatea noastră, cum ar fi arhivarea și păstrarea în siguranță a documentelor noastre, constatarea, apărarea și exercitarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale unei alte persoane. În anumite cazuri este posibil să avem o obligație legală de a divulga datele date către autorități publice sau alte persoane fizice sau juridice.

 

În toate aceste cazuri vom depune toate eforturile rezonabile pentru a ne asigura că destinatarii datelor dvs. le prelucrează în condiții de securitate și confidențialitate, în conformitate cu scopul pentru care le-am transmis și cu respectarea drepturilor dvs.

 

  1. În ce condiții am putea transfera datele dvs. către state terțe sau organizații internaționale

 

În mod obișnuit, nu transferăm și nu intenționăm să transferăm datele dvs. cu caracter personal sau o parte dintre acestea către companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale. Este posibil ca unele entități dintre cele menționate mai sus în Secțiunea 4 să fie localizate în afara Spațiului Economic European.

 

Vom depune toate diligențele ca aceste date să fie transferate și prelucrate într-un mod sigur. Cand transferam datele cu caracter personal în afara Spațiului Economic European, luăm măsuri adecvate de protecție, ca de exemplu:

 

  • existența unui contract intra-grup între companiile BAT care include clauzele contractuale tip stabilite de Comisia Europeană ca oferind garanții adecvate;
  • semnarea de contracte care conțin clauzele tip, cu persoane împuterncite; sau
  • transferul către organizații situate în state pentru care Comisia Europeana a stabilit că oferă un nivel adecvat de protecție a datelor.

 

 

  1. Pe ce perioadă stocăm datele dvs.

 

Vom stoca datele dvs. în conformitate cu politica noastră de stocare a datelor cu caracter personal, care atribuie o perioadă de stocare în funcție de scopul prelucrării și de categoria de date prelucrate.

 

Perioadele respective sunt bazate pe prevederile legale (în special a celor privind protecția datelor cu caracter personal), având în vedere, de asemenea, obligațiile de stocare a unor anumite date, termenele de prescripție aplicabile, practicile recomandate în materie și scopurile activității noastre.

 

Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Perioda de stocare

Inițierea sau menținerea relațiilor de afaceri cu partenerii comerciali

10 ani de la data încetării relației contractuale cu partenerul comercial sau 2 ani de la sfârșitul anului în care au fost

colectate datele, pentru orice altă situație

Înregistrarea convorbirilor telefonice cu ocazia preluării

comenzilor prin call center

6 luni

Verificări legate de respectarea politicilor grupului BAT în relația cu partenerii noștri contractuali

7 ani de la data încetării relației contractuale cu partenerul comercial

 

7 ani de la data înregistrării în registrul privind cadourile

Recrutarea pentru pozițiile disponibile din cadrul BAT

3 luni de la finalizarea procesului de recrutare, cu excepția situației în care candidatul își exprimă consimțământul pentru păstrarea datelor sale personale în vederea unor eventuale viitoare procese de recrutare și intrarea în baza

de date de candidați

Bază de date – candidați

1 an

Aplicarea unor deduceri la plata impozitului pe veniturile din salarii ale angajaților – pentru datele

persoanelor aflate în întreținere

75 de ani, ca parte a dosarului de personal (arhivare)

Contactarea în caz de situații de urgență (formular comun cu cel de completare a datelor cu caracter

personal)

75 de ani, ca parte a dosarului de personal (arhivare)

 

Evaluarea în conformitate cu Standardele de conduită în afaceri ale grupului BAT - conflict de

interese

2 ani de la sfarsitul anului in care a fost declarat conflictul de interese

CCTV

30 de zile

Registrul vizitatorilor

1 an

Răspunsul la solicitările unor autorități publice și ținerea de

registre prevăzute de lege

Perioada legală de prescripție și termenul legal pentru ținerea registrelor: de regulă, 10 ani

Cunoașterea opiniilor pe care ni le

comunicați prin intermediul platformelor de social media

Conform politicilor de stocare a datelor ale platformelor

  1. cu dvs. pentru rezolvarea solicitărilor pe care ni le

trimiteți

Maximum 3 ani în cazul unui eventual litigiu între persoana în cauză și BAT

Realizarea unor tranzacții, restructurări sau a altor operațiuni

Perioada legală de prescripție

Apărarea drepturilor și a

intereselor noastre sau ale altor persoane

Perioada legală de prescripție

Furnizarea de informații auditorilor financiari

Conform termenelor de retenție de mai sus

 

În anumite situații, e posibil să păstrăm datele dvs. o perioadă mai lungă de timp, dacă este necesar să ne apărăm drepturile sau să ne conformăm unei cerințe legale sau venite din partea unei autorități sau dacă e necesar pentru realizarea unor audituri externe.

 

  1. Modificările acestei note de informare

 

Este posibil să modificăm această notă de informare. În astfel de cazuri, modificările vor intra în vigoare de la momentul publicării noii versiuni a notei generale de informare în canalul în care ați luat cunoștință de aceasta. Vă rugăm să ne contactați dacă doriți să studiați o versiune anterioară.

 

Vă mulțumim,

 

British American Tobacco (Romania) Trading S.R.L.