Administrator de contract

UTI GRUP este un grup de firme cu 28 de ani de experienţă pe piața din România şi competenţe în multiple domenii: soluţii de securitate și pentru apărare, tehnologia informaţiei şi comunicaţii, instalaţii şi construcţii, soluţii de securitate pentru obiective private, soluții inteligente de transport și taxare, mentenanţă şi administrare.

1. Studii: medii sau superioare tehnice/economice
2. Experiența profesională: minim 2 ani experiență într-o poziție similară
3. Trăsături de personalitate: autonomie și inițiativă, conștiinciozitate, amabilitate, flexibilitate, dinamism;
4. Competențe și abilități:
- Generale: abilitate de învățare rapidă; abilități de comunicare; capacitate de planificare și organizare; abilități de negociere; atenție la detalii; preocupare pentru calitate; flexibilitate, capacitate de adaptare rapida; capacitate decizională, permis conducere categoria B
- Specifice: cunoștinte operare calculator (MS Word, Excel, Outlook, Internet, sisteme .), limba engleză (scris și/sau oral) – nu este necesar; cunoștinte medii de management al proiectelor (urmărire costuri, gestionare bugete, derulare contractuală etc.); cunoștinte în domeniul logistic constituie avantaj; cunoştinte de contabilitate primară.
5. Cunoștințe financiare, abilități de comunicare și negociere, capacitate de organizare și planificare, focalizare pe rezultate.

Scopul postului: asigură administrarea contractului/contractelor alocate

Responsabilități și atribuții:

1. Realizează înregistrările în Oracle ale tuturor documentelor aferente contractului, precum și a datelor solicitate de către managerul de proiect;
2. Emite pentru fiecare contract necesarul de materiale, echipamente etc., conform graficului prezentat în Business Plan, la solicitarea Managerului operațional;
3. Raportează managerului operațional stadiul aprovizionării echipamentelor și materialelor pentru contractele aflate în derulare;
4. Întocmește situația consumului de materiale în sistemul informatic;
5. Întocmește și transmite către Direcția Economică documentele necesare obținerii Scrisorilor de Garanție Bancară sau pentru deschiderea acreditivelor bancare pe contractele aflate în derulare;
6. Pregătește împreună cu responsabilul logistic echipamentele și materialele pentru livrarea la beneficiar;
7. Urmărește derularea în bune condiții, a contractelor comerciale avute în gestiune;
8. Răspunde de lansarea comenzilor de execuție, proiectare, service în garanție;
9. Urmărește efectuarea la timp a plăților furnizorilor și executanților;
10.Gestionează toate documentele aferente contractului (contracte, acte adiționale, corespondența, etc.) și asigură arhivarea lor la finalizarea proiectului;
11.Urmărește efectuarea serviciilor de mentenanță conform cerințelor contractuale (revizii planificate/programate, rezolvarea incidentelor);
12.Întocmește situații financiare (venituri/cheltuieli) și situațiile de lucrări (devize) pentru intervenții service în cadrul contractelor de întreținere și/sau intervenții;
13.Elaborează și emite facturile către clienți, conform modelelor din anexele contractelor comerciale, încheiate cu aceștia;
14.Adaugă facturile de furnizori pe propunerile de plăți, conform procedurilor, notelor interne și modalităților de lucru agreate la nivel de companie;
15.Semnalează Managerului operațional nerespectarea, de către beneficiar, a oricăror clauze contractuale;
16.Semnalează șefului ierarhic superior, erorile remarcate în cadrul documentelor aferente contractului în administrare, înainte de introducerea acestora în sistemul informatic;
17.Raportează săptămânal către managerul operațional sau de fiecare dată când acesta o solicită, stadiul lucrărilor de intervenții preventive și corective, stadiul facturilor emise către beneficiar, cât și cu privire la orice alte chestiuni în legatură cu contractele avute în gestiune.