Property & Workplace Assistant

Angajator: DLA Piper
Domeniu:
  • Customer support - Client service
  • Relatii Publice
  • Secretariat - Administrativ
  • Tip job: part-time
    Nivel job: 1 - 5 ani experienta
    Orase:
  • BUCURESTI
  • Actualizat la: 08.05.2021
    Scurta descriere a companiei

    DLA Piper este o firmă internaţională de avocatură cu birouri în peste 40 de ţări din Europa, Statele Unite ale Americii, Asia-Pacific si Orientul Mijlociu, care oferă servicii de asistență juridică pentru clienţii săi din întreaga lume.
    Ca membru al echipei DLA Piper, vei avea ocazia să lucrezi la cel mai înalt nivel de profesionalism, într-un mediu competitiv, vei putea să îţi asumi un rol activ, să vii cu sugestii constructive și soluții inovatoare.
    Avem nevoie și de tine pentru a continua să ne dezvoltăm şi să fim printre cei mai buni!
    Acum totul depinde de tine.
    Te așteptăm!

    Cerinte

    Care sunt cerintele?

    • cunoasterea de limbi straine;
    • cunostinte operare PC: MS Office;
    • capacitate de concentrare, autocontrol, viteza de executie si reactie;
    • atenţie, minutiozitate, promptitudine, proactivitate, entuziasm;
    • capacitate de a respecta cerinţele si termenii de predare a lucrărilor;
    • adaptabilitate la cerinţele postului si flexibilitate la stiluri si ritmuri diferite de lucru;
    • spirit de organizare si capacitate de prioritizare si planificare;
    • capacitate de a lucra atât in echipa cat si pe cont propriu, fara supraveghere;
    • abilitati de comunicare si relaţionare atat cu colegii cat si cu clienţii externi;
    • preocupare pentru ridicarea nivelului professional.

    Responsabilitati

    Care sunt principalele atribuţii?

    • Promoveaza imaginea societatii prin activitatea pe care o desfasoara si printr-un comportamentul profesional adecvat atat fata de persoanele cu care interactioneaza in scopul desfasurarii activitatii la locul de munca (clienti, reprezentanti ai autoritatilor), cat si fata de colegi, etc);
    • Primeste vizitatorii si ii conduce la persoanele din cadrul societatii cu care au intalnire, asigurand protocolul aferent;
    • Mentine un plan al programarilor pentru salile de conferinta si pregateste tot ce este necesar pentru desfasurarea intalnirilor interne sau cu clientii;
    • Se asigura ca receptia, salile de conferinta si spatiile comune sunt la standardele corespunzatoare pentru intalniri interne si cu clientii;
    • Monitorizeaza functionarea in parametri normali a echipamentelor tehnice din receptie, salile de conferinta si spatiile comune si raporteaza superiorului ierarhic ori de cate ori este nevoie de interventie;
    • Inregistreaza corespondenta primita si trimisa in registrul unic de intrari-iesiri, o sorteaza si o distribuie;
    • Preia si directioneaza apelurile telefonice, interne si externe, preia si transmite mesaje complete si corecte, asigurandu-se ca au ajuns la destinatar;
    • Mentine evidenta, inregistreaza si distribuie faxurile primite si trimise;
    • Raspunde la solicitari generale venite din partea clientilor si colaboratorilor;
    • Printeaza, fotocopiaza, indosariaza, arhiveaza documente si corespondenta relevante (posta, e-mail, fax)
    • Asigura stocul necesar de consumabile si rechizite si tine evidenta consumului lor;
    • Face receptia comenzilor si verifica cantitatea si conformitatea fiecarui articol comandat si primit;
    • Mentine legatura cu agentii de turism, pentru a asigura transportul si cazarea, pentru deplasarile in interes de serviciu ale angajatilor si colaboratorilor societatii, intocmeste formularele de cheltuieli, mentine evidenta costurilor de calatorie in baza de date a firmei;
    • Organizeaza contactele, întâlnirile şi călătoriile de afaceri (interne si externe) pentru avocati si clientii acestora, cand este cazul;
    • Redacteaza corespondenta zilnica, pregăteşte şi produce diverse materiale pentru conferinţe, întâlniri şi alte evenimente (interne sau externe);
    • Procesează documente, insereaza comentarii, formateaza documente si utilizează stilul intern in documentele produse;
    • Ajuta la completarea formularelor si a cererilor catre autoritati, precum si la depunerea documentelor la acestea;
    • Se ocupa de distrugerea documentelor confidentiale din societate selectate si considerate nefolositoare;
    • Se asigura de ordinea si curatenia spatiului de depozitare a cartilor si revistelor de specialitate;
    • Trimite zilnic Monitoarele oficiale in format electronic;
    • Comanda carti sau alte material tiparite si pe support electronic in functie de nevoile utilizatorilor;
    • Administrează conţinutul bibliotecii astfel încât acesta să fie cât mai complet şi actual; include noile cărţi achiziţionate într-un registru (ştampilează, repartizează pe domeniul relevant, repartizazează un număr de înregistrare, include în baza de date);
    • Tine evidenta si asigura respectarea regulilor bibliotecii, în special în ceea ce priveşte procedura de împrumut si recuperarea la timp a cartilor si altor materiale imprumutate;
    • Reinnoieste abonamente la publicatii juridice online si offline;
    • Trimite regulat e-mailuri cu privire la noutăţile legislative (Monitorul Oficial), cuprinsul revistelor şi cărţilor nou apărute;
    • Supravegheaza activitatea de colectare a deseurilor neindustriale, de evacuare, de depozitare si de predare a acestora spre valorificare si mentine baza de date cu firmele contractate in acest scop;
    • Intocmeste rapoarte lunare cu privire la cantitatea de deseuri (PET, hartie, cartuse imprimante, gunoi menajer) emisa si reciclata in cadrul societatii;
    • Intocmeste rapoarte lunare de mediu, cu raportare de consum carbon, apa, hartie si electricitate si propune solutii de reducere a consumului acestora;
    • Informeaza salariatii, colaboratorii, furnizorii cu privire la politicile societatii cu privire la protectia mediului inconjurator, precum si cu privire la modificarile si cerintele legislatiei in domeniu;
    • Înregistreaza activele fixe şi articolele de inventar precum şi amortizarea acestora;
    • Eticheteaza obiectele de inventar, raporteaza lunar intrari sau iesiri din uz, propune necesar de resurse pentru asigurarea activitatii;
    • Tine evidenta si actualizeaza baza de date electronica a prezentarilor juridice sustinute de avocatii colaboratori sau studentii practicanti ai societatii;
    • Se ocupa cu inregistrarea dosarelor in arhiva si mentine legatura cu furnizorul serviciilor de arhivare externa;
    • Execută traduceri din limba engleză în limba română şi din limba română în limba engleză;
    • Asigura fluxul informational intre societate si clientii externi, precum si intre avocatii lor si celelalte departamente ale societatii;

    Alte informatii

    Ce oferim?

    - Oportunitate de construire a unei cariere într-un mediu internaţional dinamic;
    - Dobândirea de cunoştinţe şi acumularea de experienţă de la o echipă cu înalte standarde de pregătire şi profesionalism;
    - Pachet atractiv de beneficii (salariu, bonuri de masă, abonament servicii medicale).