Office & Finance Manager

DCypher Media is an advertising technology company and agency with offices in the Netherlands and Romania that specializes in user acquisition and monetization of mobile apps.

We have entered the digital industry by combining a multi-disciplinary team that not only brings seasoned experts in online digital marketing but also from business process, CRM and big data analysis industries. This unique feature enables us to continuously design and develop technology solutions for advertisers and publishers, staying at the forefront of developments in our industry. Our success is built on market-leading technology, data and performance intelligence combined with exceptional client service, innovation and performance.

Joining our team will give you the opportunity to join a stable company, passionate about technology and innovation, characterized by a young and family-like atmosphere. We provide our employees with challenging work and give everyone the benefits and rewards for a job well done.

CE CĂUTĂM?: Cautam o persoană isteață, prietenoasă si super descurcareață, care sa organizeze activitatea de zi cu zi in biroul nostru, cu multa pricepere si buna dispozitie..

Obiectivul: Ofera suport managerului direct in activitatiile legate de administrarea zilnica a afacerii/departamentului. Office manager-ul are mai multe responsabilitati a caror indeplinire necesita timp si concentrare asupra activitaiilor. In general, sarcinile unui office manager sunt:

• Receptia
Sa intampine clientii si vizitatori, sa primeasca si sa distribuie corespondenta, sa organizeze spatiul de receptie;
• Aprovizionarea
Sa se ocupe de aprovizionarea cu articole de birou necesare unei firme eficiente;
• Mobilierul de birou
Sa se ocupe cu amenajarea si decorarea interioara a birourilor;
• Echipamente de birou
Sa asigure buna functionare a aparaturii de birou: fotocopiatoare, faxuri, telefoane etc;
• Actele
Una dintre cele mai importante sarcini este evidenta actelor: facturi, chitante, informatii asupra clientilor sau documente importante;
• Contabilitatea

Firmele in curs de dezvoltare angajeaza un contabil iar pentru contabilitatea primara se bazeaza pe office manager;
• Administratie
o Mentine relatiile cu furnizorii de servicii/produse necesare pentru administrare, actualizeaza informatiile cu privire la acestia;
o Asigura conditii optime pentru desfasurarea activitatii in locatia respectiva;
o Rezolva in timp problemele administrative neprevazute;
o Comunica managerului direct problemele aparute ce depasesc nivelul decizional;
o Selecteaza informatiile necesare si redacteaza rapoarte pe subiectul solicitat de catre managerul direct, in legatura cu activitatea departamentului;
o Preia, transmite si indosariaza corespondenta din partea diferitelor entitati (parteneri, clienti, angajati) si redacteaza corespondenta catre acestia;
o Pregateste calatoriile de afaceri ale membrilor departamentului, inclusiv stabilirea itinerariului, achizitionarea biletelor de avion, rezervarea cazarii si inchirierea autoturismelor, dupa caz;
o Redactarea si gestiunea contractelor;
o Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data, denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare);
o Asista directorul general in probleme de comunicare, documentare si coordonare interna;
o Actualizarea bazei de date documente;
o Expediaza corespondenta produsa de personalul societatii, prin posta, electronic sau fax, dupa caz;
o Indeplineste si alte servicii dispuse de directorul general.

• Managementul resurselor umane
Un office manager se ocupa si de departamentul de resurse umane, rezolvand probleme precum dosarele angajatilor sau actele noilor angajati;

Experienta necesara:
• Studii superioare (management, limbi straine - constituie un avantaj);
• Training-uri in domeniul administrativ;
• Experienta in domeniu, minim 3 ani;
• Experienta in domeniul financiar, marketing etc., pentru posturi in departamente specifice;
• Cunoasterea unor limbi straine (limba engleza prioritar).
• Cunostinte operare PC (Windows, Pachet Office, Internet, email);
• Experienta utilizare softuri de facturare.

Profil:
• Abilitati de comunicare de nivel ridicat, scris si verbal;
• Capacitate de organizare a activitatii si ordonare a locului de munca;
• Capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp;
• Orientare catre eficienta, initiativa;
• Abilitati dezvoltate de relationare inter-umana;
• Capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp.