Manager Assistant Global Law Services (Hibrid)

MISIUNEA QLT® Group România | Recrutare

Identificam, selectionam si recomandam candidati talentati prin care companiile se pot dezvolta. Oamenii fac diferenta, iar succesul unei companii este garantat doar de calitatea oamenilor integrati in companie.

Principala caracteristica care ne defineste ca profesionisti este usurinta de a identifica potentialul candidatilor si capacitatea acestora de a se integra si de a aduce plus valoare echipelor in care vor fi integrați.

"Pesimistul vede dificultăți în orice oportunitate. Optimistul găsește oportunități în orice dificultate.” (Winston Churchill)"

Clientul nostru este o casa de avocatura internationala full-service cu locatie ultracentrala in Excelsior Center, zona Universitatii, sector 1.

Ne dorim sa atragem in echipa un profesionist din zona serviciilor: juridice, audit, consultanta sau corporatii care a lucrat pe zona de suport administrativ si cunoaste limba engleza la nivel avansat.

Cerinte:
• 10+ ani experienţă anterioară într-o poziţie similară;
• Cunoştinţe avansate de operare MS Office (Word, Excel);
• Cunoasterea limbii engleze la nivel avansat;
• Excelente abilităţi de organizare si planificare;
• Abilităţi de sintetizare a informaţiilor şi de rezolvare a problemelor;
• Iniţiativă, atitudine proactivă, dinamică, bune abilităţi de comunicare.

Responsabilitati:
• Gestionarea agendei/intâlnirilor - asigurarea suportului adminstrativ pentru Avocatii Asociati Seniori şi a Managerului General prin intocmirea şi gestionarea agendei acestora şi acţionând ca principală persoană de contact pentru acestia in relatia cu tertii din interiorul si exteriorul firmei;
• Producerea de documente – pregătirea documentaţiei necesare pentru întâlniri / prezentări/activitate curenta a avocatilor si colegilor din departamentul administrativ;
• Organizarea deplasărilor avocatilor si a personalului administrativ (emitere documente de calatorie, cazare, inregistrari la evenimente etc.);
• Organizarea corespondentei (inregistrarea, distribuirea, urmarirea, expedierea, clasarea si arhivarea) partenerilor si avocatilor seniori, precum si redactarea si expedierea de scrisori oficiale (invitatii pentru obtinerea de vize, scrisori catre autoritati etc.), in functie de solicitari;
• Efectuarea de traduceri in mod ocazional si prelucrarea/modificarea de documente conform instructiunilor avocatilor si standardelor interne;
• Participarea la organizarea diverselor evenimente ale firmei;
• Introducerea de date în aplicaţiile si sistemele de managementul datelor si realizarea diferitelor rapoarte, conform cerintelor avocatilor,GM-ului si ale departamentului financiar. (aceste actiuni se refera fara a se limita la deschiderea de noi dosare de client in aplicatie, prefacturare, facturare, pontaj, deconturi, rapoarte diverse, administrarea bazei de date cu angajati si colaboratori etc);
• Asigurarea suportului pentru personalul detaşat în România prin implicarea in procesul de obţinere de documente necesare desfasurarii activitatii in conformitate cu cerintele legale, aspecte legate de cazare;
• Implicarea in activitatea de achiziţii prin mentinerea relaţiei cu furnizorii, gestionarea contractelor cu terti, efectuarea de comenzi etc, conform cerintelor managerului general;
• Coordonarea activităţii de secretariat, recepţie, a personalului de curatenie si pe cea a conducatorilor auto.

Oferta:
• Contract de munca stabil;
• Salariu la nivel competitiv;
• Tichete de masa+ asigurare medicala;
• Bonusuri anuale in functie de rezultate;
• Locatie ultracentrala, zona Universitatii;
• Sistem Hibrid (2 zile de acasa + birou).