Office Administrator

Thales has been present in Romania for more than 20 years. Over the years, our company has grown and diversified its portfolio of activities, and today we are a central hub for software development and engineering, serving customers in all our major markets: Defence & Security, Aerospace, Space, and Digital Identity & Security. With our local experts, Thales has unparalleled capability to design and deploy equipment, systems and services to meet the most complex requirements.

Our purpose is to help make the world a safer place by building a future we can all trust.

Cunostinṭe, experienta si abilitaṭi cerute:

Studii superioare finalizate;
Cunostinte de limba engleza, nível mediu.
Cunostinte avansate de utilizare a aplicatiilor software (Word, Excel, Internet, baze de date).
Bune abilitati de comunicare scrisa si verbala
Orientare catre clientul intern
Bune abiliati de organizare si planificare
Spirit de echipa
Experienta in domeniul secretariat si front desk de peste 5 ani
Cunostinte de Microsoft Pack (Excel , Word , Teams , Outlook etc)

Sarcini si responsabilitaṭi:

In relatie cu activitatea de front desk :

Preia si inregistreaza vizitatorii in registrul de vizitatori .
Preia apelurile telefonice de pe telefonul fix si indruma apelantii catre persoanele solicitate.
Asigură păstrarea registrului unic de intrări / ieșiri al organizației.
Răspunde de preluarea corespondenței (plicuri, colete, oferte etc) de la receptia cladirii pentru toti angajatii Thales.
Asigură și răspunde de expedierea în bune condiții a tuturor scrisorilor/ plicurilor/coletelor.
Verifica, preia si inregistreaza mail-urile de fax in dosarul de intrari si informeaza persoanele adresante si transmite confirmarile de fax catre adresele emitente.
Emite, preia si verifica comenzile de apa, cafea, rechizite si alte consumabile pentru protocol.
Emite comenzile online de transport prin curier intern (Fan Courier) si extern (DHL).
Verifica si confirma facturile emise de catre furnizorii DHL, Fan Courier, Nestle, Lindstrom si La Fantana.
Asigura rezervarea salilor de sedinta la solicitarea angajatilor in intervalele orare si zilele mentionate de acestia.
Asigura suport pentru organizarea diverselor evenimente in cadrul firmei (rezervari restaurante, coordonarea furnizorilor de servicii catering etc)
Asigura serviciile de secretariat pentru echipa de management formata din cei 6 directori.
Transmite raport de activitate saptamanal catre managerul direct .
Preia si transmite catre managerul direct solicitarile angajatilor care sunt adresate departamentului de Facility.
Emite comenzi de consumabile (hartie , tonere etc) pentru imprimante , catre furnizor Xerox.
Inlocuieste consumabilele imprimantei din zona de front desk .
Solicita interventie si insoteste reprezentantii furnizorilor de apa, cafea si servicii xerox.
Aduce la cunostinta manager-ului direct orice situatie care reprezinta un potential pericol pentru securitatea si sanatatea proprie sau a oricarui alt angajat.
Alte sarcini care apar in functie de context dar cu relatie directa cu activitatea de Facility .
Isi insuseste si respecta legislatia si instructiunile specifice de securitate si sanatate in munca, securitatea sistemelor informatice si protectia mediului, precum si orice alte masuri suplimentare derivate din conditiile locale de lucru;

In relatie cu activitatea de preventie impotriva COVID19 (activitati HSE):

Preda kit-ul de materiale de protectie, pe baza de semnatura in registrul de materiale protectie, catre angajati.
Se ocupa de predarea scaunelor de birou pentru angajatii care lucreaza de acasa , pe baza procesului verbal de predare-primire, completat si semnat de catre angajat.
Tine evidenta scaunelor predate angajatilor care lucreaza de acasa .
Insoteste si verifica activitatea personalului de curatenie in legatura cu dezinfectia recurenta in spatiile Thales.
Verifica si actualizeaza saptamanal stocul de materiale de protectie .
Se ocupa de impachetarea si distribuirea materialelor de protectie COVID-19 catre angajatii Thales.
Se ocupa de evidenta la zi a materialelor de protectie predate catre angajatii Thales si informeaza managerul direct saptamanal de situatia stocului existent.
Tine evidenta saptamanala a numarului de angajati prezenti in sediu.

In relatie cu activitatea departamentului de resurse umane :

Preia documentele adresate departamentului de resurse umane (certificate medicale, adeverinte etc ) de la angajati , in lipsa personalului din departamentul de resurse umane .
Emite comenzile online de transport prin curier intern ( Fan Courier) si asigura expedierea plicurilor/coletelor din departamentul de resurse umane.
In relatie cu activitatea de curatenie :

Verifica activitatea personalului de curatenie in privinta asigurarii curateniei zilnice in spatiile Thales
Actualizeaza lunar sau la orice schimbare lista de personal de curatenie.
Verifica si actualizeaza saptamanal stocul de materiale igienico-sanitare.
Identifica zilnic, prin vizite in tot spatiul si tine evidenta problemelor de curatenie din spatiul Thales.

At Thales we provide CAREERS and not only jobs. With Thales employing 80,000 employees in 68 countries our mobility policy enables thousands of employees each year to develop their careers at home and abroad, in their existing areas of expertise or by branching out into new fields. Together we believe that embracing flexibility is a smarter way of working. Great journeys start here, apply now!