Arhivist (departamnet HR)

Welcome to Philip Morris International’s (PMI) affiliates in Romania, Philip Morris Romania SRL and Philip Morris Trading SRL.

Philip Morris Trading SRL, based in Bucharest, is responsible for the sale and merchandizing of PMI brands throughout the country. We have a dynamic brand portfolio that includes top international brands such as IQOS, Marlboro, Chesterfield, L&M and Virginia Slims. Philip Morris Trading SRL was established in 1997 and today employs more than 250 people in its head office and regional sales offices.

Philip Morris Romania SRL is our manufacturing factory based in Otopeni and employs more than 1000 people. The factory has recently received a 490 million euro investment in becoming a new tobacco products – HEETS for the IQOS tobacco heating system. The factory serves the international demand of countries as Japan, but also EU countries where IQOS is sold.

We are also strongly committed to making a difference in the communities where our employees live and work. We support non-profit organizations in the fields of education, culture, domestic violence prevention, and the fight against hunger and extreme poverty.

• Studii: minim studii medii absolvite
• Minim 1 an experienta anterioara in lucrul cu documentele
• Cunostinte medii de limba engleza
• Fluenta in utilizarea limbii române
• Cunostinte de operare PC (Outlook, Word, Excel,)
• Spirit de echipă și răbdare
• Persoana ordonată, organizată, atentă la detalii și responsabilă.
• Experiență în arhivarea documentelor constituie un avantaj

Căutăm o persoană pasionată de domeniul resurse umane, fie un specialist cu experiență în domeniul managementului documentelor si arhivării, fie un specialist HR la început de drum în ariile de management al documentelor și administrării de personal, care să facă parte din echipa noastră locală People &Culture.
Contractul de muncă oferit este pentru o perioadă de 2 ani, cu posibilitatea de prelungire. Locul de muncă va fi situat în Otopeni, la sediul fabricii Philip Morris – transport cu autocar asigurat de companie. În anumite perioade activitatea va presupune si deplasarea la sediul secundar al Philip Morris din Bucuresti, zona Universitate.

Suntem o echipa pasionată, dedicată, cu expertiză în procesele gestionate, și cu o mare orientare către colegii nostri din fabrică, clientul nostru principal. Echipa noastră deservește entitățile Philip Morris Romania și Philip Morris Trading.

Colegul nostru va avea sprijinul nostru pentru integrarea în echipa noastră și pentru familiarizarea cu specificul organizației și al proceselor. În același timp avem nevoie în echipa noastră de un coleg/o colega cu abilitățile excelente de organizare, cu un nivel ridicat de rigurozitate în munca sa și care sa aibă dorința să ofere servicii de calitate ridicată în zona de administrare a documentației gestionate în departamentul nostru.



RESPONSABILITĂȚI:

MANAGEMENTUL EVIDENȚELOR ȘI AL ARHIVĂRII
• Asigură îndosarierea, arhivarea și gestionarea corespunzătoare a documentelor administrate de echipa People&Culture conform procedurilor valabile la nivel local și conform standardelor PMI privind arhivarea, cu scopul unei accesări facile de către utilizatori atunci când acest lucru este necesar
• Înregistrează documentația în sistemul online de management al documentelor și în arhiva fizică conform cerințelor interne și normelor în vigoare la nivel de departament.
• Se asigură că cererile de extragere sunt gestionate în mod corespunzător și în timp util, pentru a asigura disponibilitatea și posibilitatea de utilizare a documentelor.
• Urmărește și revizuiește, la cerere sau când este nevoie, baza de date, procedurile si instructiunile de lucru si face propuneri pentru optimizarea acestora.


INSTRUIRE
• Oferă instruire și detalii privind platforma online de gestionare a documentelor și procedurile de gestionare și arhivare a documentelor.


ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ
• Implementează sau coordonează orice schimbare locală referitoare la managementul documentelor sau a arhivei.
• Vine cu propuneri de îmbunătățire privind sistemul de management al documentelor și arhiva.
• Identifică posibilități de îmbunătățire a procesului utilizat și a procedurilor de arhivare.