Team Assistant VTE BTC

Employer: Vitesco Technologies
Domain:
  • Others
  • Job type: full-time
    Job level: 1 - 5 years of experience
    Location:
  • Timisoara
  • Updated at: 02.10.2022
    Short company description

    Vitesco Technologies dezvoltă tehnologii inovatoare, eficiente, pentru toate tipurile de vehicule, cu focus pe cele hibride și electrice. Portofoliul nostru include soluții de electrificare de 48 de volți, acționări electrice și echipamente electronice pentru vehicule hibride și electrice. De asemenea, gama de produse conține unități electronice de control, senzori și actuatori, precum și soluții pentru post-tratament de evacuare.

    Soluțiile noastre mențin fluxul durabil și eficient de resurse umane, bunuri și servicii. Ne desfășurăm activitatea având la bază un angajament clar: reducerea emisiilor de CO2. Prin soluțiile noastre modelăm viitorul mobilității curate și totodată ne îndeplinim responsabilitatea socială față de societate, demonstrăm că suntem un partener de încredere pentru clienți și o alegere înțeleaptă pentru investitori.

    Produsele și serviciile se schimbă și noi modele de afaceri apar la fiecare 24 de ore, peste tot în lume. Noi suntem atenți la aceste evoluții pentru a determina și conduce simultan schimbarea și a inova ziua de mâine. Împărtășim pasiunea noastră pentru tehnologie și mobilitate cu colegii noștri din întreaga lume. Ne încurajăm angajații să își creeze noi perspective, să cunoască alte domenii funcționale și alte culturi. Vitesco Technologies îi susține pe parcursul călătoriei cu programe de dezvoltare. Așa profităm de oportunitățile care ne apar în cale – folosindu-ne de cunoștințele noastre pentru a dezvolta mobilitatea durabilă a viitorului.

    Requirements

    What will you need to succeed:

    University degree in Business Administration or similar;
    3+ years of relevant work experience;
    2+ years previous experience in multinational companies;
    Advanced English language skills;
    Advanced MS Office Package knowledge.

    Responsibilities

    Responsibilities:

    Organize meetings, workshops, business partner visits, trainings, team buildings and other events in order to ensure the smooth running of the events from administrative point of view;
    Coordinate and control the business trips process in order to assure good results for the department members and for the Finance department;
    Organize and keep up to date the HoD's calendar, schedules meetings and conference calls with clients, business partners and internal personnel;
    Create / delete user (e.g. team members) accounts, updates corporate phone book entries;
    Act as contact person and maintain good relationships with various external companies on behalf of the department in order to provide good services for the department members;
    Update information related to infrastructure/ network issues, company rules, policies, procedures and informs employees about the changes. Supports the HoD/ GL/ TL in tracking and facilitating the compliance with regulations;
    Organize different requests, centralize, track, sends/ receives feedback regarding various reports about personnel of the department to/from Corporate Functions (e.g. HR, Finance) in order to assure the good flow of information;
    Check the monthly reports to be filled in by all employees, issue final reports from Recording Hours application and submits them to the HoD, Finance and HR department;
    Prepare and submit the necessary documents to the Finance and Purchasing department to ensure that requested products (e.g. office materials, PCs and telephones);
    Contribute to the integration process of the new employees and foreign delegates in the department in order to smooths their integration period;
    Act as local training responsible by performing training need analysis, organizing local trainings, reporting training feedback and keeping the contact with local trainers.