Customer Care Dispatch with French

Angajator: Temps
Domeniu:
  • Customer support - Client service
  • Tip job: full-time
    Nivel job: 0 - 1 an experienta
    Orase:
  • BUCURESTI
  • Actualizat la: 18.08.2018
    Scurta descriere a companiei

    Temps is the leading company providing integrated HR services and workforce solutions for white collars professionals. Founded in 2010 as part of RINF group, historically we build our core expertise for the IT&C sector. Temps capitalized the market knowledge and expended its expertise to expanding industry sectors. The company has been growing out of passion for an outstanding performance for both candidates and clients. We continuously invest in technology and process digitalization as key components for a flexible and effective service.

    What differentiates us is what makes us stronger as a team. Values are what keeps us together and define us In our efforts to achieve goals, honor commitment and create a great service experience.

    Find your next career opportunity in our list of open positions. If you’re an experienced professional, that’s wonderful. If not, that’s still ok, as long as you have enthusiasm and drive. For us, it’s not about years, it’s about attitude.

    Cerinte

    3. COMPETENTE PROFESIONALE SI APTITUDINI:

    COMPETENTE:
    - Orientare puternica spre nevoile clientilor
    - Atentie la detalii
    - Tinuta profesionala la telefon
    - Abilitate de prioritizare a activitatilor si de tratare de sarcini multiple
    - Plurilingvist
    - Competente inter-personale puternice si spirit de echipa
    - Gandire analitica si capacitate de solutionare a problemelor
    - Spirit proactiv
    - Competente numerice
    - Abilitati de comunicare in scris
    - Abilitati de planificare


    APTITUDINI:
    - Precizia si acuratete
    - Capacitate de a extrage si a raporta informatii;
    - Capacitate de sinteza;
    - Motivatie profesionala;
    - Incredere in sine si independenta decizionala;
    - Punctualitate.

    4. EXPERIENTA PROFESIONALA NECESARA:
    - Minim 6 luni experienta anterioara de munca;
    - Experienta anterioara in relatiile cu Clientii. Departamente de Supply Chain si Logistica

    Responsabilitati

    2. SARCINI SI RESPONSABILITATI:
    - Reprezinta interfata de comunicare a Departamentului de Service si a Departamentului de Logistica pentru piesele de Service
    - Reprezinta punct principal de contact pentru clienti, partile interesate si reprezentantii oficiali pe tara, comunicand toate informatiile relevante si asigurand satisfactia clientului.
    - Indeplinind functia de dispecer, primeste telefonic sau in scris (prin e-mail sau fax) solicitari de asistenta tehnica venite din partea clientilor si a tehnicienilor
    - Introduce in sistem datele oferite de client, astfel incat sa asigure rezolvarea problemei semnalate de catre acesta; adauga informatii pertinente pentru solutionarea cazului respectiv asigurand informarea cat mai corecta si completa a tehnicienilor care vor contacta sau vizita clientul
    - Monitorizeaza constant situatia solicitarilor de service deja inregistrate (in sistemele Vantive/SCAN/Taigete); administreaza si coordoneaza rezolvarea cat mai rapida a cazurilor, tinand cont de termenii contractuali, contribuind la prioritizarea interventiilor tehnicienilor in vederea asigurarii satisfactiei Clientului
    - Desfasoara si monitorizeaza comunicarea cu clientul; isi imbunatateste constant aptitudinile generale de comunicare; in calitate de punct de contact pentru Client, ii comunica toate informatiile relevante in vederea asigurarii satisfactiei acestuia; modifica solicitarile clientilor ori de cate ori este nevoie; anuleaza solicitarie de acordare a asistentei tehnice la cererea clientului
    - Se asigura ca solicitarile venite din partea clientilor si/sau angajatilor Carestream Health sunt adresate in mod adecvat; acest proces poate fi indeplinit fie personal fie prin implicarea unui coleg sau superior – in cazul in care nu detine mijloacele sau cunostintele necesare
    - Aduce la cunostinta superiorilor in cel mai scurt timp posibil orice situatie in care are nevoie de sprijin sau care are potentialul de a crea nemultumirea unui client
    - Comanda piese de schimb pentru clienti
    - Ofera tehnicienilor si managerilor acestora date despre echipamente (localizare, istoric), piese de schimb, date de clienti, persoane de contact
    - Planifica, monitorizeaza si actualizeaza agenda tehnicienilor; se asigura ca detaliile legate de absenta lor de la servici (concedii de odihna, perioade de instruire sau concedii medicale) si modalitatea corecta de contactare sunt actualizate in mod adecvat
    - Comanda piese de schimb pentru tehnicieni, la adresele indicate de acestia
    - In situatii speciale, efectueaza formalitatile necesare finalizarii unor cazuri, prin inregistrarea in sistem a tuturor datelor referitoare la service-ul efectuat
    - Finalizeaza formalitatile necesare pentru inregistrarea in sistem a noilor echipamente
    - Pe baza datelor existente in sisteme si a cerintelor specifice ariei de raspundere, intocmeste, supune aprobarii si trimite solicitantilor (clienti sau tehnicieni) oferte de pret pentru achizitionarea de piese si servicii
    - Asigura arhivarea in format electronic a tuturor documentelor trimise clientilor si a celor primite de la acestia, (solicitari de asistenta tehnica, acceptari ale ofertelor de pret, comenzi de piese etc...)
    - Participa constant la documentarea si imbunatatirea proceselor precum si la monitorizarea si imbunatatirea perceptiei clientilor asupra echipei de Analisti Servicii Clienti
    - Se asigura ca politicile, regulamentele si cerintele de auditare ale companiei Carestream sunt indeplinite si mentinute la standardele stabilite
    - Contribuie la atingerea obiectivelor definite pentru proces si pentru fundamentele business-ului. (exemplu: timp de raspuns, nivelul de inventar, etc)
    - Identifica problemele procesului si sistemelor/aplicatiilor si le comunica Managerului de Proiect si personalului IT
    - Aplica instructiunile de munca primite/create pana la comunicarea schimbarii acestora de catre management – situatie in care instructiunile de munca trebuie sa fie mai intai validate de catre management
    - Participa la activitati de tipul de colectare, arhivare si evaluare a datelor referitoare la perceptia clientului in ceea ce priveste echipa Carestream
    - Participa la activitati bazate pe proiecte in cadrul procesului/echipei
    - Pastreaza relatiile cu clientii/partile interesate/ reprezentantii oficiali pe tara
    - Verifica situatia tuturor contractelor create
    - Reinnoieste contractele
    - Emite facturi
    - Preia si rezolva toate cererile si reclamatiile verbale/scrise primite din partea clientilor/partilor interesate/reprezentantilor oficiali pe tara
    - Participa constant la imbunatatirea procesului
    - Indeplineste oricare alte sarcini primite din partea superiorilor, acordand atentie termenilor comunicati
    - Administreaza relatia cu clientii/partile interesate/ reprezentantii oficiali pe tara prin furnizarea zilnica de suport operational via telefon, fax si e-mail
    - Actioneaza ca singur punct de contact pentru client, comunicand toate informatiile relevante si asigurand multumirea clientului
    - Evalueaza si monitorizeaza toate contractele conform cerintelor clientului
    - Creeaza noi contracte si le prelungeste pe cele existente
    - Anuleaza contracte in baza cerintelor si a procedurilor existente
    - Indeplineste asteptarile clientului
    - Emite facturi manual si note de credit in SAP
    - Ajusteaza orice contract oricand este nevoie
    - Informeaza clientii in legatura cu orice actualizare de pret conform procedurilor
    - Prezinta oferte cu preturi noi pentru echipamente si servicii noi precum si noi tipuri de contracte
    - Monitorizeaza si proceseaza toate tranzactiile (IMOS, SCAN, SAP) zilnic, efectueaza rapoarte si identifica solutii pentru problemele aparute
    - Se asigura ca nivelul de servicii este atins
    - Analizeaza informatiile operationale disponibile, identifica cauza problemelor recurente si intreprinde actiuni de corectare pentru clienti
    - Monitorizeaza proactiv contractele de service folosind diferite instrumente si rapoarte, avand scopul de a evita escaladari
    - Informatiile referitoare la orice ajustare de contract trebuie prezentate clientului in timp util, asigurandu-se transparenta
    - Asigura o comunicare structurata si de inalta calitate cu privire la problemele ce afecteaza tranzactiile neprocesate
    - Se ocupa de situatii exceptionale si cazuri speciale
    - Se ocupa de toate cererile scrise sau verbale venite din partea clientilor (nelamuriri, reclamatii, etc)
    - Ofera solutii clientilor in momentul aparitiei problemelor, utilizand eficient reteaua Carestream
    - Isi foloseste discernamantul pentru a escala probleme la momentul potrivit si persoanei in cauza
    - Se asigura ca politicile Carestream, prevederile legale si cerintele de audit sunt indeplinite si respectate
    - Contribuie la atingerea indicatorilor de performanta stabiliti (ex timp de raspuns)
    - Contribuie cu idei pentru imbunatatirea procesului
    - Ia parte la activitatile de colectare, arhivare si evaluare de date referitoare la perceptia clientilor/partilor interesate/reprezentantilor oficiali pe tara asupra echipei de administrare de contracte de service
    - Se ocupa de procesul de preluare de contracte pentru orice tip de tranzactie/ comanda
    - Se ocupa de toate incidentele de calitate raportate de clienti/parti interesate/reprezentanti oficiali pe tara
    - Efectueaza sondajul eXceed in conformitate cu cerintele programei
    - Efectueaza apelurile in timpul orarului stabilit pentru a aduna numarul necesar de interviuri completate de catre clienti in limbile respective (numarul de interviuri eXceed completate pe saptamana).
    - Asigura calitatea in interviurile completate cu clientii.
    - Escaladeaza toate cazurile in care clientii nu sunt multumiti in ceea ce priveste compania/produsele/experienta cu departamentele de Vanzari si Service in conformitate cu procedura (deschiderea unui caz de escaladare in Vantive/CRM/email) si se asigura ca persoanele responsabile sunt informate.
    - Se asigura ca toate intrebarile din sondaj sunt adresate clientului si ca acesta cunoaste ce implica aceasta.
    - Aplica in mod corect codurile sondajului bazate pe feedback-ul primit de la client.
    - Se asigura ca enuntul legal de confidentialitate al apelului este intotdeauna citit si clientul va accepta inregistrarea acestuia.
    - Identifica in mod corect toate detaliile din sondaj si le noteaza in consecinta.
    - Informeaza Managerul de Proiect cu privire la toate inconvenientele intalnite in sondaj / felul in care acesta a decurs sau orice alta iregularitate intalnita.
    - Participa la sedintele saptamanale/ lunare ale echipei si ofera feedback in legatura cu programul eXceed.

    - Privind securitatea si sanatatea muncii
    -Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI.

    - Privind regulamentele / procedurile de lucru
    - Respecta procedurile de lucru generale specifice companiei (programul de lucru, punctualitatea in intocmirea si predarea rapoartelor etc.).
    - Respecta Regulamentul Intern
    - Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic.
    - Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces.