Teamassistentz IT Center Timisoara

Employer: DRAXLMAIER Group
Domain:
  • Administrative Assistance
  • Job type: full-time
    Job level: 0 - 1 years of experience
    Location:
  • Timisoara
  • Updated at: 28.11.2016
    Short company description

    DRÄXLMAIER Group is one of the top 100 automotive suppliers in the world. With our automotive expertise, we contribute toward making cars safer, more comfortable and more energy-efficient in the future. Peak performance for premium automobiles is our commitment, technological leadership is our motivation!
    DRÄXLMAIER Group has started the activities in Romania in 1993 and ever since has constantly developed into a stable, committed investor, employing about 15.000 people within the country.

    Requirements

    •Fachspez. Kenntnisse: 3-jährige Berufsausbildung und 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung ODER
    vergleichbare Ausbildung
    •Art der Tätigkeiten: teilweise unterschiedliche Aufgabenstellungen mit mehreren
    •Lösungsmöglichkeiten inkl. Untersuchung der Situation/ Problemursachen
    •Handlungsspielraum: standardisierte Verfahren und Prozesse und allgemeine Arbeitsanweisungen;
    •Fortschrittskontrolle in größeren zeitlichen Abständen

    Responsibilities

    Administratives und organisatorisches Unterstützen und Durchführen von Projektadministration/Sachbearbeitung
    •Beschreibung der Funktion
    •Planen, Vereinbaren, Vorbereiten, Verfolgen und Nachbereiten von internen und externen Besprechungen
    •Selbstständige Entgegennahme von Telefonaten, Posteingang, -verteilung und -ablage
    •Empfang und Betreuen von internen und externen Gästen, Organisation von Bewirtungen und Teeküche
    •Verwalten von Besprechungszimmern, sowie Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Schulungen und Fachliteratur;
    •Prüfen von eingehenden Rechnungen und Abgleich mit Tätigkeitsnachweisen
    •Vorbereiten und Organisieren von Bestellungen von IT-Dienstleistungen, –Investitionen, Schulungsmaßnahmen und Büromaterial in Bestellportalen (z. B. ESS/MSS) sowie Prüfen der Rechnungen zu diesen Bestellungen
    •Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen, Konferenzen, Veranstaltungen und externen Beratungsdienstleistungen gemäß der geltenden Standards
    •Erstellen und Pflegen von Unterlagen (z.B. Präsentationen) nach Vorgabe, Erledigung allgemeiner Korrespondenz
    •Erledigen von Administrationsaufgaben nach Vorgaben, z. B. Zutritts- und Zugriffsrechte, Mitarbeiterinformation, Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Schulungspläne, Urlaubspläne, Gefährdungsbeurteilung usw.
    •Administrative Betreuung von Ein- und Austritten (z. B. Bestellung Arbeitsmittel, Beantragung und Löschung von Zugriffen)
    •Bearbeiten von Aufgabenstellungen im Rahmen formalisierter Prozesse der Assistenz für andere IT-Einheiten (z. B. Dienstreise-Organisation)
    •Selbstverständlicher Umgang mit MS OfficeIT- und Prozesskenntnisse und -Affinität
    •Sichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Rumänisch, Deutsch und Englisch